In hóa đơn, phiếu thu, phiếu giao hàng theo yêu cầu tại TOCO

Hóa đơn in giấy Carbonless là loại biểu mẫu dùng để ghi nhận thông tin bán hàng, thu tiền, giao hàng, đặt hàng hoặc lưu chứng từ nội bộ. Sản phẩm thường được đóng thành cuốn, có thể in 1 liên, 2 liên hoặc 3 liên tùy nhu cầu sử dụng.

Tại TOCO, hóa đơn được in theo yêu cầu với nhiều tùy chọn như khổ A5, A4, in 1 màu hoặc 4 màu, có số nhảy hoặc không có số nhảy. Sản phẩm phù hợp với cửa hàng, shop bán lẻ, kho vận, đơn vị giao nhận, trung tâm dịch vụ và doanh nghiệp cần biểu mẫu ghi chép hằng ngày.

Hóa đơn giấy Carbonless là gì?

Hóa đơn giấy Carbonless là loại hóa đơn nhiều liên, khi viết lên liên đầu thì nội dung có thể được sao xuống các liên bên dưới mà không cần dùng giấy than rời. Nhờ vậy, người bán có thể giữ lại một liên để lưu, giao một liên cho khách hàng hoặc chuyển một liên cho bộ phận liên quan.

Loại hóa đơn này thường được dùng cho phiếu thu, phiếu chi, phiếu giao hàng, phiếu đặt hàng, phiếu xuất kho, biên nhận hoặc các mẫu biểu quản lý nội bộ.

Chọn nhanh: nên in hóa đơn loại nào?

Nên chọn hóa đơn 1 liên, 2 liên hay 3 liên?

Hóa đơn 1 liên phù hợp khi bạn chỉ cần ghi nhận thông tin để lưu lại hoặc sử dụng nội bộ. Loại này thường dùng cho các biểu mẫu đơn giản, không cần tách nhiều bản cho nhiều người giữ.

Hóa đơn 2 liên là lựa chọn phổ biến cho cửa hàng, shop bán lẻ, dịch vụ giao nhận hoặc đơn vị cần một liên giao khách và một liên lưu lại. Đây là cấu hình dễ dùng nếu bạn cần chứng từ bán hàng hoặc biên nhận cơ bản.

Hóa đơn 3 liên phù hợp khi chứng từ cần chuyển qua nhiều bộ phận như khách hàng, kế toán, kho, giao nhận hoặc quản lý nội bộ. Nếu quy trình của bạn cần đối soát rõ ràng hơn, 3 liên sẽ thuận tiện hơn.

Nên chọn khổ A5 hay A4?

Khổ A5 phù hợp với hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu giao hàng hoặc biểu mẫu có nội dung ngắn. Kích thước nhỏ gọn, dễ viết, dễ xé và dễ lưu theo cuốn.

Khổ A4 phù hợp khi biểu mẫu có nhiều nội dung hơn, cần nhiều dòng sản phẩm, nhiều cột thông tin hoặc cần trình bày chi tiết. Khổ này thường dùng cho phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, phiếu đặt hàng hoặc biểu mẫu cần nhiều trường thông tin.

Nên in hóa đơn 1 màu hay 4 màu?

In 1 màu phù hợp với các mẫu hóa đơn đơn giản, ưu tiên dễ đọc, dễ ghi và tối ưu chi phí. Đây là lựa chọn phổ biến cho hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu giao hàng hoặc phiếu nội bộ.

In 4 màu phù hợp khi bạn muốn hóa đơn có nhận diện thương hiệu rõ hơn, có logo màu, màu thương hiệu hoặc bố cục nhìn chuyên nghiệp hơn. Nếu hóa đơn được giao trực tiếp cho khách hàng, in 4 màu có thể giúp hình ảnh thương hiệu chỉn chu hơn.

Có nên in số nhảy trên hóa đơn không?

Số nhảy là dãy số thứ tự được in lần lượt trên từng tờ hoặc từng bộ hóa đơn. Nếu bạn cần quản lý chứng từ, kiểm tra phiếu, đối soát đơn hàng hoặc hạn chế trùng số, nên chọn hóa đơn có số nhảy.

Nếu hóa đơn chỉ dùng ghi chú nội bộ đơn giản, không cần quản lý theo số thứ tự, bạn có thể chọn không có số nhảy để tối giản hơn.

Thông số sản phẩm hóa đơn tại TOCO

Hóa đơn in giấy phù hợp với ai?

Sản phẩm phù hợp với shop bán lẻ, cửa hàng, đơn vị giao nhận, kho hàng, nhà hàng, trung tâm sửa chữa, trung tâm đào tạo, công ty dịch vụ hoặc doanh nghiệp cần biểu mẫu ghi nhận thông tin hằng ngày.

Hóa đơn Carbonless thường được dùng cho:

• Hóa đơn bán hàng.
• Phiếu thu, phiếu chi.
• Phiếu giao hàng.
• Phiếu đặt hàng.
• Phiếu xuất kho, nhập kho.
• Biên nhận hoặc phiếu xác nhận dịch vụ.
• Biểu mẫu quản lý nội bộ theo yêu cầu.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt in hóa đơn?

Để đặt in nhanh và hạn chế chỉnh sửa nhiều lần, bạn nên chuẩn bị trước các thông tin sau:

• Tên cửa hàng, tên công ty hoặc tên đơn vị sử dụng.
• Logo nếu muốn đưa vào mẫu hóa đơn.
• Thông tin liên hệ như hotline, địa chỉ, website, mã QR nếu có.
• Nội dung các cột cần in: tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, ghi chú, chữ ký…
• Nhu cầu dùng 1 liên, 2 liên hay 3 liên.
• Có cần số nhảy hay không.
• Kích thước mong muốn: A5 hoặc A4.
• File thiết kế nếu đã có sẵn.

Nếu chưa có file thiết kế, bạn có thể chọn thêm gói thiết kế hóa đơn hoặc phiếu thu. TOCO sẽ thiết kế mẫu theo logo, thông tin công ty, các trường nội dung và yêu cầu số nhảy mà bạn cung cấp.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn in giấy

Hóa đơn in giấy Carbonless phù hợp để ghi nhận bán hàng, giao nhận, thu chi, đặt hàng hoặc lưu chứng từ nội bộ. Tuy nhiên, sản phẩm này không nên được hiểu là thay thế cho hóa đơn điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn hợp lệ theo quy định thuế trong những trường hợp pháp luật yêu cầu.

Nếu bạn cần sử dụng hóa đơn cho mục đích kê khai thuế, xuất hóa đơn cho doanh nghiệp hoặc chứng từ có giá trị pháp lý về thuế, nên kiểm tra lại với kế toán hoặc quy định hiện hành trước khi đặt in và sử dụng.

Câu hỏi thường gặp về in hóa đơn

Hóa đơn Carbonless là gì?

Hóa đơn Carbonless là loại hóa đơn nhiều liên, khi viết ở liên trên thì nội dung có thể sao xuống các liên bên dưới mà không cần dùng giấy than rời. Loại giấy này thường dùng cho hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu giao hàng hoặc biểu mẫu nội bộ.

Nên chọn hóa đơn 2 liên hay 3 liên?

Nếu chỉ cần một liên giao khách và một liên lưu lại, bạn nên chọn hóa đơn 2 liên. Nếu cần thêm một liên cho kế toán, kho, giao nhận hoặc bộ phận quản lý, nên chọn hóa đơn 3 liên.

Hóa đơn 1 liên dùng khi nào?

Hóa đơn 1 liên phù hợp khi chỉ cần ghi nhận thông tin đơn giản, không cần sao thành nhiều bản. Loại này có thể dùng cho phiếu nội bộ, phiếu ghi chú hoặc biểu mẫu quản lý đơn giản.

Nên chọn khổ A5 hay A4 khi in hóa đơn?

Khổ A5 phù hợp với hóa đơn bán hàng, phiếu thu hoặc phiếu giao hàng có nội dung ngắn. Khổ A4 phù hợp khi biểu mẫu có nhiều dòng, nhiều cột hoặc cần trình bày nhiều thông tin hơn.

Có nên in số nhảy trên hóa đơn không?

Nên chọn số nhảy nếu bạn cần quản lý chứng từ theo thứ tự, đối soát đơn hàng hoặc kiểm soát phiếu đã sử dụng. Nếu chỉ dùng nội bộ đơn giản, có thể không cần số nhảy.

Chưa có file thiết kế hóa đơn thì có đặt in được không?

Có. Nếu chưa có file, bạn có thể chọn thêm gói thiết kế hóa đơn hoặc phiếu thu. Bạn cần cung cấp logo, thông tin đơn vị, nội dung các trường cần in và yêu cầu về số liên, số nhảy nếu có.

Hóa đơn in giấy có thay thế hóa đơn điện tử không?

Không nên hiểu hóa đơn in giấy Carbonless là sản phẩm thay thế hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn thuế. Sản phẩm này phù hợp cho nhu cầu ghi nhận bán hàng, thu chi, giao nhận hoặc lưu nội bộ. Nếu cần chứng từ phục vụ kê khai thuế, bạn nên kiểm tra quy định hiện hành hoặc hỏi kế toán trước khi sử dụng.

Đặt in hóa đơn tại TOCO

Nếu bạn cần in hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu giao hàng hoặc biểu mẫu nội bộ, hãy chọn kích thước, số liên, số màu in và nhu cầu số nhảy phù hợp. Trường hợp chưa chắc nên chọn 2 liên hay 3 liên, A5 hay A4, bạn có thể gửi mẫu nội dung cần in để TOCO tư vấn cấu hình phù hợp trước khi đặt hàng.